Technische Dokumentation mit KI im Mittelstand

Wichtig vorab: Dieser Beitrag ist eine Orientierung aus der Praxis eines Betriebs, der selbst mit KI-Stellen arbeitet. Er ist keine Rechtsberatung und ersetzt weder die Risikobeurteilung noch die Konformitätsbewertung Ihrer Maschinen. Er gibt den Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder. Für die Auslegung der Maschinenverordnung im Einzelfall sind Ihr CE-Verantwortlicher, eine fachkundige Beratung oder ein Fachanwalt die richtigen Ansprechpartner.

Damit nichts schief klingt: Wir sind eine Agentur, wir bauen keine Maschinen und schreiben keine Betriebsanleitungen für Anlagen. Der Mechanismus, um den es hier geht, läuft bei uns aber seit 14 Monaten täglich. Texte entstehen bei uns aus geprüften Bausteinen im Firmengehirn, eine KI-Stelle bereitet sie vor, eine zweite prüft – und nichts geht nach außen, bevor ein Mensch es freigegeben hat. Dieser Beitrag überträgt dieses Muster auf die technische Dokumentation eines Maschinen- und Anlagenbauers oder Herstellers. Die Beispiele zeigen, wie ein solcher Ablauf eingerichtet wird. Zahlen zu gesparter Zeit oder gesparten Kosten versprechen wir nicht.

Woran die Dokumentation bei jeder Variante hängen bleibt

In einem Maschinenbaubetrieb mit 40, 90 oder 200 Mitarbeitenden gibt es selten eine große technische Redaktion. Es gibt eine Redakteurin oder einen Konstrukteur, der die Anleitungen „mitmacht“, ein Redaktionssystem oder einen Ordner voller Word-Dateien und ein Übersetzungsbüro, das zwei Wochen braucht. Kaum eine Maschine verlässt das Haus genau so, wie die letzte. Und jede Abweichung zieht Arbeit in der Dokumentation nach sich:

• Bausteine zusammensuchen. Das Kapitel zur Inbetriebnahme steht in der Anleitung von 2023, das zur neuen Steuerung in der von letztem Herbst, die Wartungstabelle in einer Excel-Datei der Konstruktion. Wer die neue Anleitung baut, kopiert aus fünf Quellen und hofft, dass er die aktuelle Fassung erwischt hat.
• Änderungen von Hand abgleichen. Was ist bei dieser Variante anders als beim Vorgänger? Ein anderer Motor, ein anderes Schmiermittel, ein zusätzlicher Not-Halt? Die Antwort steckt in Stückliste, Zeichnungen und Änderungsmitteilungen. Welche Kapitel der Anleitung davon betroffen sind, muss jemand mühsam ableiten.
• Ersatzteillisten nachziehen. Teilenummern ändern sich, Lieferanten wechseln, Baugruppen werden zusammengelegt. Die Ersatzteilliste in der Anleitung hinkt der Stückliste oft um eine Variante hinterher.
• Übersetzungen anstoßen und abgleichen. Jede geänderte Seite muss in jede Sprache. Wer nicht genau weiß, was sich geändert hat, schickt im Zweifel das ganze Dokument zum Übersetzen – oder vergisst eine Stelle.
• Wartungshandbücher pflegen. Intervalle, Betriebsstoffe, Prüfschritte: Das Wartungshandbuch muss zur ausgelieferten Variante passen. Beim Kunden landet dann trotzdem manchmal das Handbuch der Standardmaschine.

Diese Arbeit verlangt Sorgfalt, aber an vielen Stellen kein technisches Urteil. Das Urteil liegt woanders: Ist die Gefahr richtig beschrieben? Steht die Warnung an der Stelle, an der der Bediener sie braucht? Passt die Anleitung zur Risikobeurteilung? Genau dafür fehlt dann die Zeit, weil sie im Kopieren und Abgleichen steckt.

Die Grundregel: vorbereiten ja, haften nie

Für eine KI-Stelle in der technischen Dokumentation gilt dieselbe Linie wie für jede unserer Stellen: Die KI bereitet vor, der Mensch gibt frei. In der Dokumentation ist diese Linie besonders scharf, weil die Betriebsanleitung Teil der Maschinensicherheit ist. Eine fehlende oder missverständliche Warnung kann zum Unfall führen – und zur Haftung des Herstellers. Konkret heißt das:

• Die KI-Stelle sammelt, stellt zusammen, gleicht ab, markiert und übersetzt vor.
• Sie formuliert keine neuen Sicherheits- und Warnhinweise in eigener Verantwortung. Sie übernimmt freigegebene Bausteine wortgleich und zeigt an, wo ein Hinweis fehlt.
• Sie führt keine Risikobeurteilung durch. Welche Gefährdungen von der Maschine ausgehen und wie ihnen begegnet wird, bewerten Konstruktion und CE-Verantwortlicher.
• Sie gibt keine Anleitung frei und setzt nichts in Umlauf. Ein Entwurf bleibt ein Entwurf, bis ein Mensch ihn freigegeben hat.
• Sie gibt keine Übersetzung als fertig aus. Ein Übersetzungsentwurf ist als Entwurf gekennzeichnet, bis ihn ein fachkundiger Mensch geprüft hat.
• Sie füllt keine Lücken mit Vermutungen. Fehlt ein Wert, eine Teilenummer oder ein Intervall, steht dort „fehlt“ – kein plausibel klingender Platzhalter.

Innerhalb dieser Linie bleibt viel Arbeit, die eine KI-Stelle übernehmen kann. Es sind drei Aufgaben – und in jeder fällt ein Handgriff weg.

Aufgabe 1: Textbausteine zusammenstellen, statt aus fünf Anleitungen zu kopieren

Ein Hersteller von Verpackungsmaschinen in Vorpommern, Auftrag für eine Variante seiner Kartoniermaschine. Die Konstruktion hat Stückliste, Zeichnungsstand, technische Daten und die Risikobeurteilung abgelegt. Die KI-Stelle liest diese Unterlagen und stellt daraus den Entwurf der Betriebsanleitung zusammen: Aufbau nach der Gliederung, die der Betrieb für seine Anleitungen festgelegt hat, Kapitel für Kapitel aus freigegebenen Bausteinen und früheren Anleitungen ähnlicher Maschinen. Technische Daten wie Abmessungen, Anschlusswerte, Gewichte und Schallangaben übernimmt sie aus den Konstruktionsdaten, nicht aus der alten Anleitung.

Jeder Abschnitt trägt seine Herkunft: freigegebener Baustein (unverändert übernommen), Baustein mit angepassten Werten (Werte markiert, Quelle genannt) oder neuer Text (deutlich als neu gekennzeichnet). Dasselbe gilt für das Wartungshandbuch und die Ersatzteilliste: Intervalle und Betriebsstoffe aus den Herstellerangaben der Zukaufteile und den eigenen Vorgaben, Ersatzteile mit Teilenummern aus der aktuellen Stückliste. Wo die Unterlagen sich widersprechen – das Intervall im alten Handbuch weicht vom Datenblatt des neuen Getriebes ab –, legt sie beides nebeneinander, statt sich für eins zu entscheiden.

• Fällt weg: Kapitel aus alten Anleitungen kopieren, technische Daten abtippen, Teilenummern aus der Stückliste in die Ersatzteilliste übertragen, Intervalle aus Datenblättern zusammensuchen.
• Bleibt beim Menschen: die Prüfung, ob die Anleitung zur Maschine passt, die Klärung von Widersprüchen und die Freigabe.

Hier zeigt sich, warum eine KI-Stelle Zugriff auf das Wissen des Betriebs braucht und nicht nur ein Chatfenster ist. Bei uns liegt dieses Wissen als geprüfte Karten im Firmengehirn, mit Vertraulichkeitsstufen. Für die Dokumentation heißt das: Die Bausteinbibliothek ist die einzige Quelle für freigegebene Texte, und neue Bausteine werden erst nach Freigabe Teil davon.

Aufgabe 2: Geänderte Kapitel markieren, statt Varianten von Hand abzugleichen

Die zweite Aufgabe ist bei Variantenfertigung oft die wertvollste. Die KI-Stelle vergleicht die neue Variante mit der Maschine, deren Anleitung als Vorlage dient: Stückliste gegen Stückliste, technische Daten gegen technische Daten, Risikobeurteilung gegen Risikobeurteilung, dazu die Änderungsmitteilungen der Konstruktion. Daraus entsteht eine Änderungsliste, die jedes betroffene Kapitel benennt – mit dem Grund.

Kapitel, die sich nicht ändern, bleiben unangetastet und sind als unverändert gekennzeichnet. Das ist mehr als Bequemlichkeit: Wer nur die markierten Stellen prüfen muss, prüft sie gründlicher. Und weil die Liste festhält, welche Kapitel sich geändert haben, weiß die Übersetzung im nächsten Schritt genau, was neu ist.

• Fällt weg: Stücklisten, Zeichnungsstände und Änderungsmitteilungen gegen die alte Anleitung abgleichen, im Kopf behalten, welches Kapitel betroffen ist.
• Bleibt beim Menschen: das Urteil, ob eine Änderung sicherheitsrelevant ist, und die Freigabe jedes geänderten Kapitels.

Aufgabe 3: Übersetzungsentwürfe vorbereiten, statt das ganze Dokument neu zu vergeben

Ist die deutsche Fassung freigegeben, bereitet die KI-Stelle die Übersetzungsentwürfe vor. Sie nutzt dabei das, was der Betrieb schon hat: freigegebene Übersetzungen früherer Anleitungen, die Terminologieliste mit den festgelegten Fachbegriffen je Sprache und die übersetzten Warnhinweise aus der Bausteinbibliothek. Unveränderte Abschnitte übernimmt sie aus der freigegebenen Vorfassung. Neue und geänderte Abschnitte übersetzt sie vor und kennzeichnet sie als Entwurf.

Für die Prüfung legt sie ein Paket an: welche Abschnitte neu sind, welche Begriffe aus der Terminologieliste vorkommen, wo sie unsicher war und warum. Geprüft wird von einem Menschen, der die Sprache und das Fach beherrscht – je nach Betrieb intern, über das bisherige Übersetzungsbüro oder über den Vertriebspartner im Zielland. Der Unterschied: Er bekommt die geänderten Seiten mit Kontext statt eines ganzen Dokuments ohne Hinweis, was sich geändert hat.

• Fällt weg: das ganze Dokument zur Übersetzung vergeben, obwohl sich nur Teile geändert haben, Fachbegriffe in jeder Sprache nachschlagen, Rückfragen zu unveränderten Stellen beantworten.
• Bleibt beim Menschen: die fachliche Prüfung jeder Übersetzung, ausnahmslos die Prüfung übersetzter Sicherheits- und Warnhinweise, und die Freigabe der Sprachfassung.

Der Freigabe-Moment: Sicherheits- und Warnhinweise

Technisch ließe sich mehr automatisieren: Warnhinweise aus der Risikobeurteilung automatisch formulieren lassen, Übersetzungen direkt ins Redaktionssystem schreiben, die fertige Anleitung ohne weiteren Blick an die Auslieferung geben. Wir tun das nicht und raten Betrieben davon ab. Drei Dinge bleiben ohne Ausnahme beim Menschen:

• Neue Sicherheits- und Warnhinweise. Ob eine Gefahr richtig beschrieben ist, ob Signalwort und Handlungsanweisung stimmen und ob der Hinweis an der richtigen Stelle steht, beurteilt der Mensch, der die Maschine und die Risikobeurteilung kennt. Die KI-Stelle zeigt, wo ein Hinweis nötig ist, und schlägt vor, welcher freigegebene Baustein passen könnte. Neu formuliert und verantwortet wird ein Warnhinweis von der technischen Redaktion zusammen mit der Konstruktion.
• Die Freigabe der Anleitung. Bevor eine Anleitung die Maschine begleitet, gibt der dafür benannte Mensch sie frei. Die KI-Stelle hält fest, wer wann welche Fassung freigegeben hat – das ist auch für die technischen Unterlagen hilfreich, die der Hersteller aufbewahren muss.
• Die Freigabe jeder Sprachfassung. Eine Übersetzung, die niemand geprüft hat, verlässt das Haus nicht. Bei Warnhinweisen gilt das ohne Ausnahme.

Es gibt noch einen schlichten Grund: Wer für eine Warnung geradesteht, sollte sie selbst gelesen haben. Die KI-Stelle nimmt der Redaktion nicht die Verantwortung ab, sondern die Arbeit, die vor der Verantwortung liegt. Wie ein solcher Prüfschritt im Alltag funktioniert, ohne zur Sitzung zu werden, beschreibt Hinter jedem Macher ein Prüfer.

Die EU-Maschinenverordnung ab 20. Januar 2027: was sie für die Dokumentation bedeutet

Ab dem 20. Januar 2027 gilt die neue EU-Maschinenverordnung (Verordnung (EU) 2023/1230). Sie löst die bisherige Maschinenrichtlinie ab und gilt als Verordnung unmittelbar in allen Mitgliedstaaten, ohne nationales Umsetzungsgesetz. Für die Dokumentation sind nach unserem Verständnis vor allem diese Punkte wichtig – als Einordnung aus der Praxis, nicht als Rechtsberatung:

• Die Betriebsanleitung darf digital bereitgestellt werden. Bisher musste sie grundsätzlich auf Papier beiliegen. Künftig genügt eine digitale Fassung, wenn der Hersteller auf der Maschine oder in einem Begleitdokument angibt, wie sie abzurufen ist, und sie sich herunterladen, speichern und ausdrucken lässt.
• Papier bleibt auf Wunsch Pflicht. Verlangt der Käufer beim Kauf eine Papierfassung, muss der Hersteller sie kostenlos liefern. Für Maschinen, die auch an Verbraucher gehen, sind die für eine sichere Inbetriebnahme und Verwendung wesentlichen Sicherheitsinformationen zusätzlich auf Papier mitzugeben.
• Die digitale Fassung muss lange abrufbar bleiben. Sie muss über die erwartete Lebensdauer der Maschine verfügbar sein, nach der Verordnung mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen. Wer heute Anleitungen als lose PDF-Dateien in Mails verschickt, braucht dafür eine verlässliche Ablage mit Versionsstand je Maschine.
• Die Sprache bleibt eine Pflicht. Die Anleitung muss in einer Sprache vorliegen, die die Nutzer im jeweiligen Land leicht verstehen und die der Mitgliedstaat festlegt. An der Übersetzungsarbeit ändert die Verordnung also nichts – sie wird eher sichtbarer, wenn digitale Fassungen in vielen Sprachen bereitstehen.
• Technische Unterlagen und Konformitätserklärung. Die technischen Unterlagen bewahrt der Hersteller weiterhin über Jahre auf, die EU-Konformitätserklärung darf künftig ebenfalls digital bereitgestellt werden.

Was heißt das für eine KI-Stelle in der Dokumentation? Sie kann helfen, die neuen Anforderungen sauber abzubilden: Sie führt nach, welche Anleitungsfassung in welcher Sprache zu welcher Maschine und Seriennummer gehört, prüft, ob jede ausgelieferte Variante eine freigegebene digitale Fassung hat, und meldet, wenn ein Kunde eine Papierfassung angefordert hat, die noch nicht verschickt ist. Was sie nicht kann und nicht darf: festlegen, ob eine Maschine unter die besonderen Anforderungen der Verordnung fällt, die Konformitätsbewertung durchführen oder beurteilen, ob Ihre Anleitung die grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen erfüllt. Das bleibt Aufgabe des Herstellers und seiner Fachleute.

Ein Hinweis zur Abgrenzung: Die neue Verordnung enthält auch Regeln für Maschinen, in denen KI-Systeme Sicherheitsfunktionen übernehmen. Eine KI-Stelle, die im Büro Anleitungen vorbereitet, ist nach unserem Verständnis kein Bauteil der Maschine und fällt nicht darunter. Für sie gilt die Grundregel dieses Beitrags: vorbereiten ja, freigeben nie. Welche Pflichten Sie als Betreiber eines KI-Systems im Büro haben, ordnet unser Beitrag Die KI-Verordnung für den Mittelstand ein.

Auf einen Blick: Was wegfällt und wer entscheidet

Der Unterschied liegt in der Arbeit davor. Die Redakteurin sucht keine Bausteine mehr in alten Anleitungen, gleicht keine Stücklisten mehr von Hand ab und schickt keine ganzen Dokumente mehr zur Übersetzung, wenn sich zwei Kapitel geändert haben. Sie liest vorbereitete Entwürfe, prüft die markierten Stellen und gibt frei.

Welche Voraussetzungen nötig sind

Eine KI-Stelle in der technischen Dokumentation ist kein Programm, das man installiert und das dann Ihre Maschinen kennt. Vier Dinge braucht sie:

1. Eine Bausteinbibliothek – oder den Willen, eine anzulegen. Freigegebene Texte, vor allem Sicherheits- und Warnhinweise, an einer Stelle und mit Freigabestand. Haben Sie ein Redaktionssystem, ist das der Ausgangspunkt. Haben Sie nur Word-Dateien, kann die KI-Stelle beim Aufbau helfen: Sie schlägt aus den vorhandenen Anleitungen Bausteine vor, freigegeben werden sie vom Menschen.
2. Zugriff auf die Konstruktionsdaten. Stücklisten, technische Daten, Änderungsmitteilungen, Risikobeurteilung – lesend, mit klarer Regel, welcher Stand gilt.
3. Eine Terminologieliste. Wie heißt das Bauteil in der Anleitung, wie in jeder Zielsprache? Oft existiert sie halb, beim Übersetzungsbüro oder im Kopf der Redakteurin. Sie aufzuschreiben, lohnt sich auch ohne KI.
4. Benannte Freigeber. Wer gibt die deutsche Fassung frei, wer die Warnhinweise, wer jede Sprachfassung? Und wer vertritt bei Urlaub und Krankheit? Wie Sie so einen Ablauf in fünf Punkten beschreiben, steht in Prozesse zuerst.

Wie Konstruktionsdaten dabei geschützt bleiben

Stücklisten, Zeichnungsstände und Risikobeurteilungen gehören zum Kern Ihres Betriebs. Bei uns liegen die Vorgänge auf unseren Servern in Deutschland (Hetzner, ISO 27001) mit Off-Site-Backup in der EU. Für das Lesen und Formulieren werden Inhalte an den Modellanbieter übermittelt. Das ist bei uns Anthropic, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Standardvertragsklauseln, ohne Training auf Kundendaten und mit EU-Option. Konstruktionsdaten liegen im Firmengehirn mit einer Vertraulichkeitsstufe, die nur die zuständigen Menschen und KI-Stellen erreichen. Unsere Systeme sind nach dem Grundsatz Privacy by Design gebaut. Unsere Betreiberdokumentation wird derzeit geschlossen. Mehr dazu in KI-Datenschutz im Mittelstand.

Ein sinnvoller erster Schritt

Wer die technische Dokumentation mit KI entlasten will, sollte nicht mit der kompliziertesten Maschine anfangen. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

1. Mit der Änderungsliste beginnen. Nehmen Sie die nächste Variante und lassen Sie die KI-Stelle nur markieren, welche Kapitel sich gegenüber der Vorlage ändern. Ob sie richtig liegt, sieht Ihre Redaktion auf einen Blick – sie hätte dieselbe Liste sonst selbst erstellt.
2. Vier Wochen parallel laufen lassen. Die Redaktion arbeitet wie bisher und vergleicht: Hat die KI-Stelle jede betroffene Stelle gefunden? Hat sie eine Lücke als Lücke benannt oder einen Wert geraten? Hat sie freigegebene Warnhinweise wortgleich gelassen? Danach entscheiden Sie, ob die Stelle bleibt – so, wie wir es in Die Probezeit einer KI-Stelle beschreiben.
3. Dann Bausteine, dann Übersetzungen. Erst wenn die Änderungslisten sitzen, kommt der Entwurf ganzer Anleitungen aus Bausteinen hinzu, danach die Übersetzungsentwürfe.

Ein einfacher Test für die nächste Woche: Fragen Sie Ihre Redaktion, wie lange es dauert festzustellen, welche Kapitel sich bei der letzten Variante geändert haben – und wer es wüsste, wenn sie drei Wochen im Urlaub ist.

Der Förderweg: gefördert wird die Beratung, nicht die Umsetzung

Für den ersten Schritt – die Frage, welche Abläufe in Ihrem Betrieb sich für KI-Stellen lohnen und in welcher Reihenfolge – gibt es in Mecklenburg-Vorpommern eine Förderung: Bis zu 80 % Förderung möglich. Gefördert wird die Beratung. Die Einrichtung einer KI-Stelle ist Umsetzung und wird getrennt beauftragt. Die Reihenfolge ist zwingend: Der Antrag wird vor Beginn der Beratung gestellt, erst danach folgen Vertrag und Beratung. Es besteht kein Rechtsanspruch, und die Richtlinie gilt bis 31.12.2026 – wer die Beratung noch in diesem Rahmen nutzen will, sollte das jetzt einplanen. Die Einzelheiten stehen in Förderung für KI-Beratung in Mecklenburg-Vorpommern.

Was Sie mitnehmen sollten

Technische Dokumentation im Mittelstand scheitert selten am Können der Redaktion, sondern an der Sammel- und Abgleicharbeit bei jeder Variante. Eine KI-Stelle kann diese Arbeit vorbereiten. Sie stellt Textbausteine aus Konstruktionsdaten und früheren Anleitungen zusammen, markiert geänderte Kapitel bei neuen Varianten und bereitet Übersetzungsentwürfe vor. Bausteine aus fünf alten Anleitungen kopiert niemand mehr, Stücklisten gleicht niemand mehr von Hand gegen die Anleitung ab, und ganze Dokumente gehen nicht mehr zur Übersetzung, wenn sich zwei Kapitel geändert haben. Sicherheits- und Warnhinweise prüft und gibt weiterhin der verantwortliche Mensch frei, ebenso jede Anleitung und jede Sprachfassung. Die EU-Maschinenverordnung ab 20. Januar 2027 erlaubt digitale Anleitungen – die Verantwortung für ihren Inhalt bleibt beim Hersteller.

Ob sich das in Ihrem Betrieb lohnt, hängt an Ihren Varianten, Ihren Unterlagen und Ihren Sprachen. Vereinbaren Sie ein Erstgespräch – 30 Minuten, kein Verkaufsgespräch. Danach erhalten Sie binnen 48 Stunden ab dem Gespräch, werktags, eine schriftliche Einschätzung auf einer Seite: ob es sich für Ihren Betrieb lohnt, womit Sie anfangen sollten und welcher Förderweg in Frage kommt – in Mecklenburg-Vorpommern mit Blick auf die Richtlinie, die bis 31.12.2026 gilt.