Digitale Unternehmensstrukturen
Wir bringen der KI Ihr Unternehmen bei.
Ein Firmengehirn mit dem Wissen Ihres Betriebs. Daran Ihre Prozesse. Daran KI-Mitarbeiter mit eigener Stelle, eigener Zuständigkeit und eigenem Gedächtnis. Sie führen, die KI bereitet vor – freigegeben wird von einem Menschen.
„Wir haben KI ausprobiert. Gebracht hat es wenig.“
Diesen Satz hören wir in fast jedem Erstgespräch. Meistens hat der Betrieb alles richtig gemacht – und trotzdem nichts gewonnen. Das liegt selten an der KI.
Was Betriebe erleben
- Jede Aufgabe muss neu erklärt werden – jedes Mal von vorn.
- Ergebnisse, die erst korrigiert werden müssen, bevor sie jemand verwenden kann.
- Noch ein Abo, noch eine Einarbeitung, noch ein Werkzeug neben den anderen.
- Einzelne gewinnen Zeit. Der Betrieb merkt davon nichts.
- Nach drei Monaten rührt es niemand mehr an.
Woran es liegt
- Das Werkzeug kennt Ihren Betrieb nicht: nicht Ihre Preise, nicht Ihre Abläufe, nicht die Vorgeschichte des Kunden.
- Es hat kein Gedächtnis. Was Sie gestern erklärt haben, ist heute wieder weg.
- Es hat keine Zuständigkeit. Ein Werkzeug wartet, bis jemand es aufruft.
- Das Wissen bleibt im Chatverlauf einzelner Personen – und geht mit ihnen.
- Niemand prüft das Ergebnis außer der Person, die es gerade braucht.
Es ist fast nie ein KI-Problem. Es ist ein Einsatz-Problem.
Die nächste Stufe ist die, in der Menschen KI-Mitarbeiter führen.
Die Stufe davor hat Maschinen vernetzt und Abläufe automatisiert. Diese hier ist keine Technikfrage mehr, sondern eine Führungsfrage: Wer sagt der KI, was das Unternehmen ist, wie es arbeitet und wo die Grenze verläuft?
„Wir bringen der KI Ihr Unternehmen bei.“
Wer KI als Werkzeug einführt, bekommt ein Werkzeug. Wer sie als Stelle einführt, bekommt einen Betrieb. Der Unterschied liegt nicht in der Technik – er liegt darin, dass eine Stelle eine Aufgabe hat, einen Vorgesetzten, eine Einarbeitung und eine Probezeit.
Das ist eine Disziplin, die der inhabergeführte Mittelstand seit Jahrzehnten beherrscht: Menschen einstellen, einarbeiten, führen, Feedback geben, entscheiden. Genau dieses Handwerk wenden wir auf KI-Mitarbeiter an. Nur dass die Einarbeitung Tage dauert statt Monate – und dass niemand kündigt.
Wir haben das nicht am Reißbrett entwickelt. Wir waren vor zwei Jahren fünfzehn Menschen und sind heute vier. Der Anlass war unsere eigene Lage, nicht eine Produktidee. Was daraus entstanden ist, führen wir seither täglich – und bieten es erst an, seit es bei uns selbst trägt.
Firmengehirn, Prozesse, Stellen – in dieser Reihenfolge.
Die meisten Einführungen beginnen beim Werkzeug. Wir beginnen beim Wissen. Erst wenn das Unternehmen beschrieben ist, kann eine Stelle daran arbeiten.
KI-Stelle Mensch – entscheidet Die Bahnen sind die Prozesse.
Vier Ebenen, von innen nach außen
Das Firmenwissen gehört dem Unternehmen – nicht dem Werkzeug und nicht dem Mitarbeiter, der irgendwann geht. Es liegt in der Mitte, und jede Stelle greift nach ihrer Rolle darauf zu: Die Buchhaltung sieht Konten und Fristen, der Vertrieb Preise und Kundenhistorie, der Justiziar die Verträge.
- Das FirmengehirnIhr Firmenwissen als geprüfte Karten: Preise und Kalkulationsregeln, Abläufe, Verträge, Kundenhistorie, die Eigenheiten Ihres Gewerks. Einmal sauber beschrieben, freigegeben nach Rolle und Vertraulichkeit.
- Die ProzessstrukturenDaran hängen Ihre Abläufe: wer was in welcher Reihenfolge tut, wo geprüft wird, wer freigibt und was passiert, wenn etwas nicht stimmt.
- Die StellenAn den Prozessen hängen die Stellen – KI-Mitarbeiter und Menschen nebeneinander, jede mit fester Zuständigkeit und einem Vorgesetzten. Jede KI-Stelle hat ihr eigenes kleines Gehirn.
- Die WerkzeugeGanz außen liegt, was die Arbeit braucht: der Arbeitsplatz, das CRM, die Disposition. Werkzeuge sind das Letzte, was wir anfassen – nicht das Erste.
Eine Stelle ist kein Werkzeug.
Ein Werkzeug wartet, bis jemand es aufruft, und vergisst das Gespräch beim Schließen des Fensters. Eine Stelle hat eine Aufgabe, eine Zuständigkeit, einen Vorgesetzten und eine Personalakte – und sie erinnert sich.
Jede Stelle hat ein eigenes kleines Gehirn
Neben dem Firmengehirn – dem allgemeinen Firmenwissen, auf das jede Stelle nach ihrer Rolle zugreift – führt jede KI-Stelle einen eigenen Speicher in vier Kategorien. Er wächst mit jedem Vorgang und mit jedem Satz, den Sie ihr zurückmelden.
- AufgabenWas diese Stelle zu tun hat und was ausdrücklich nicht. Die Stellenbeschreibung, wie Sie sie einem Menschen auch geben würden.
- ProzesseWie es in Ihrem Betrieb läuft: die Reihenfolge, die Ausnahmen, die Fristen, die Formulare.
- ErfahrungenWas in der Zusammenarbeit gelernt wurde. Dass dieser Kunde keine Anrufe vor zehn Uhr mag. Dass diese Baustelle ohne Genehmigung nicht eingeplant wird.
- FeedbackWas Sie zurückgemeldet haben. Eine Korrektur wirkt dauerhaft, nicht nur im aktuellen Gespräch – das ist der Unterschied, den man nach vier Wochen merkt.
Probezeit und Prüfer
Jede Stelle beginnt mit einer Probezeit. Am Ende steht eine Entscheidung: Bringt sie dem Betrieb etwas – oder nicht? Wir haben in unserem eigenen Haus KI-Stellen wieder aufgelöst, weil die Antwort Nein war. Das gehört zur Führungsaufgabe dazu.
Hinter jedem Macher steht ein Prüfer, und beides ist nie dieselbe Stelle. Nach drei Korrekturschleifen landet ein Vorgang bei einem Menschen statt in der nächsten Runde. Nichts wird ohne die Freigabe eines Menschen aktiv – kein Angebot, keine Buchung, keine Mail.
Drei Stellen aus unserem eigenen Register – als Personalakte
So sieht eine Stelle bei uns aus: mit Aufgaben, Fachkönnen, Persönlichkeit und der Stelle, an der ein Mensch entscheidet. Die persönliche Assistenz, der Vertrieb und die Buchhaltung sind die drei, mit denen die meisten Betriebe anfangen.
Ein Schreibtisch, an dem Menschen und KI-Mitarbeiter gemeinsam arbeiten.
KI in einem Chatfenster bleibt ein Werkzeug. Zusammenarbeit entsteht erst an einem gemeinsamen Arbeitsplatz: derselbe Stand für alle, klare Zuständigkeit, nichts geht zwischen zwanzig Programmen verloren. Deshalb haben wir einen eigenen gebaut.
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Der Arbeitsplatz
Ein Schreibtisch statt zwanzig Programme
Der AI Workspace ist ein eigener Arbeitsplatz im Browser. Fenster, die Sie verschieben und anordnen wie auf Ihrem Rechner – für E-Mails, Aufgaben, Angebote und Ihr Firmengehirn. Alles an einem Ort, auf Ihrem eigenen Server in Deutschland.
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Links: die Themen
Gearbeitet wird in Themen, nicht in Postfächern
Ein Thema ist ein Vorgang: das Angebot für einen Kunden, der Monatsabschluss, eine Messe. Im Thema sitzen die, die es betrifft – Menschen und KI-Mitarbeiter, mit demselben Stand und denselben Unterlagen.
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Das Team
Die KI-Stelle legt vor, ein Mensch gibt frei
Torben entwirft das Angebot aus Ihren Preisen und der Kundenhistorie, Marlies prüft die Zahlen. Abgeschickt wird erst, wenn ein Mensch es freigegeben hat. So arbeiten Teams aus Menschen und KI-Mitarbeitern an einem Projekt.
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Rechts: die Personen
Jedes Gespräch liegt bei der Person
Kollegen, KI-Kollegen und Kunden: Ob eine Nachricht per Chat, Microsoft Teams oder E-Mail kam, spielt keine Rolle. Sie landet bei der Person – und nicht in einem weiteren Programm, das jemand im Blick behalten muss.
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Der Alarm
Wichtiges meldet sich von selbst
Kommt eine neue Kundenanfrage herein, schlägt der Arbeitsplatz Alarm – bei dem, der zuständig ist, mit Betreff und Grund. Niemand muss Postfächer durchsuchen, und nichts bleibt liegen.
Frei werdende Zeit ist eine Führungsentscheidung – keine Kündigungswelle.
Wenn KI-Stellen Routine übernehmen, werden bei Menschen Kapazitäten frei. Was ein Betrieb damit macht, entscheidet er selbst – und die Betriebe, mit denen wir arbeiten, nutzen sie für das, was zu lange zu kurz kam.
Zeit, die zurückkommt
- Das persönliche Gespräch mit Kunden – am Telefon, vor Ort, ohne Blick auf die Uhr.
- Zeit für die eigenen Leute: Einarbeitung, Personalgespräche, Führung statt Verwaltung.
- Entscheidungen, die in der Geschäftsführung liegen bleiben, weil der Tag mit Vorgängen voll war.
Stellen, die es vorher nicht gab
- Ein Sparringspartner für die Geschäftsführung, eine kaufmännische Leitung, ein Justiziar – Fähigkeiten, die sich ein Betrieb dieser Größe sonst nicht leistet und die trotzdem jede Woche fehlen.
- Beratend und vorbereitend, mit klarer Grenze: Sie ersetzen weder Anwalt noch Steuerberater, aber sie verkürzen den Weg dorthin.
- Nichts davon ersetzt einen Menschen im Haus. Es ergänzt, was vorher niemand tat.
Was Betriebe uns erzählen – und was wir darauf antworten.
Vier Sätze, die wir in fast jedem Erstgespräch hören. Wir antworten nicht mit einem Stellenkatalog, sondern mit einer Arbeitsweise – und mit einer ersten Stelle dort, wo bei Ihnen die meisten Stunden liegen.
„Zu viel Verwaltung, zu wenig Zeit.“
Post, Belege, Angebote, Termine – die Stunden, die niemand sieht, weil sie abends und am Wochenende anfallen.
Unsere AntwortEine KI-Stelle, die vorbereitet statt nur zu erinnern: Belege gelesen und abgeglichen, Angebote kalkuliert, Termine mit Vorgeschichte aufbereitet. Sie lesen gegen und geben frei.
„Wir finden keine Leute.“
Stellen bleiben offen, die Arbeit bleibt trotzdem – und die, die da sind, tragen sie mit.
Unsere AntwortNicht Menschen ersetzen, sondern die Arbeit übernehmen, für die niemand zu finden ist. Eine Stelle nach der anderen, mit Probezeit, geführt von Ihren Leuten.
„Das Wissen hängt an einzelnen Köpfen.“
Fällt eine Person aus, steht etwas still. Geht sie, geht das Wissen mit.
Unsere AntwortDas Firmengehirn: Ihr Wissen als geprüfte Karten, dem Unternehmen gehörend – nicht dem Werkzeug und nicht dem Mitarbeiter. Jede Stelle arbeitet damit, jede Korrektur bleibt.
„Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll.“
KI ist überall Thema – nur für den eigenen Betrieb nicht greifbar. Der erste Versuch hat wenig gebracht.
Unsere AntwortDrei Fragen im Erstgespräch: Welche Arbeit frisst Stunden? Was müsste jemand dafür wissen? Woran merken Sie, dass es sich gelohnt hat? Danach eine schriftliche Einschätzung – auch, wenn sie „noch nicht“ lautet.
Was wir über KI im Mittelstand gelernt haben.
Jeden Tag ein Stück weiter: die drei neuesten Beiträge – die ganze Übersicht steht im Ratgeber.
Mahnwesen mit KI im Mittelstand: Offene Posten abgleichen, Zahlungserinnerungen vorbereiten, Kulanz im Blick behalten – gemahnt wird vom Menschen
Mahnwesen automatisieren mit KI: offene Posten abgleichen, Zahlungserinnerungen vorbereiten, Kulanz im Blick – gemahnt wird vom Menschen.
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KI für Ausschreibungen im Mittelstand: Vergabeunterlagen prüfen, Eignungsnachweise zusammenstellen, Fristen im Blick behalten – eingereicht wird vom Menschen
KI für Ausschreibungen im Mittelstand: Vergabeunterlagen zusammenfassen, Nachweise abgleichen, Fristen führen – Preis und Abgabe bleiben beim Menschen.
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Reklamationsmanagement mit KI im Mittelstand: Reklamationen erfassen, Vorgänge zuordnen, Stellungnahmen vorbereiten – entschieden wird vom Menschen
Reklamationen bearbeiten mit KI: erfassen, Auftrag und Charge zuordnen, Antwort oder 8D-Bericht vorbereiten – über Kulanz entscheidet der Mensch.
Weiterlesen →Vier Menschen führen dieses System.
Bei uns arbeiten Menschen und KI-Stellen nebeneinander. Diese vier tragen die Verantwortung – im Erstgespräch, in der Umsetzung und für jede Freigabe.
Geschäftsführer der pxMEDIA.de UG (haftungsbeschränkt) und derjenige, der die Stellenbeschreibungen unserer KI-Mitarbeiter geschrieben hat. Er führt sie täglich und weiß deshalb aus eigener Erfahrung, welche Stelle sich trägt und welche nicht. Das Erstgespräch führt er selbst.
Zweiter Geschäftsführer und verantwortlich für das laufende Geschäft. Er prüft jeden Vorschlag daran, ob er im Alltag eines Betriebs standhält – in der Werkstatt, im Büro, am Telefon. Wo eine Idee mehr Aufwand erzeugt als sie abnimmt, sagt er das vor der Umsetzung.
Arbeitet täglich mit generativen Bild- und Filmverfahren und kennt deren Grenzen aus der Produktion, nicht aus Vorträgen. Er baut die Bildsprache unserer Projekte auf und entscheidet, wo ein echtes Foto besser ist als ein erzeugtes.
Baut den Arbeitsplatz und das Firmengehirn – die Systeme, die seit Juli 2025 rund vierhundert Versionen durchlaufen haben. Er verantwortet die Pflichttests, die vor jeder Veröffentlichung laufen müssen, und die Schnittstellen zu den Werkzeugen unserer Kunden.
Zwei Etappen. Bis zu 80 % Förderung möglich.
Erst Klarheit, dann Umsetzung – und jede Etappe einzeln. Sie beginnen mit einem kostenlosen Gespräch und entscheiden nach jedem Schritt neu, ob es weitergeht.
Klarheit gewinnen
Am Ende wissen Sie, wo KI in Ihrem Betrieb wirklich hilft – schwarz auf weiß. Die Beratung führt unsere Beratungsgesellschaft ONFYR Digital UG durch.
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Kostenlos Erstberatung
30 bis 60 Minuten per Microsoft Teams oder am Telefon. Sie erzählen, wo bei Ihnen die Stunden verschwinden – wir sagen ehrlich, ob und wo KI Ihnen hilft.
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Unverbindlich Grobes Konzept und Angebot
Sie bekommen schriftlich, womit wir anfangen würden, was es bringt und was es kostet. Ob daraus etwas wird, entscheiden Sie.
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Optional Förderung beantragen
Die Beratung ist förderfähig: Je nach Standort ist ein Zuschuss von 50 oder 80 Prozent der Beratungskosten möglich. Der Antrag wird vor dem Auftrag gestellt – wir begleiten Sie dabei. Geförderte Beratung auf onfyr.de
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Ihre Entscheidung Auftrag
Erst jetzt beauftragen Sie die Beratung – mit festem Umfang und festem Preis.
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Beratung Kickoff, Hospitation, Workshop
Wir schauen uns Ihre Abläufe im Betrieb an und arbeiten mit Ihnen und Ihrem Team die Prioritäten aus. Das Ergebnis gehört Ihnen: ein Beratungsbericht und Ihre digitale Strategie mit KI.
Schritt für Schritt umsetzen
Nur wenn Sie wollen, und nur das, was Ihr Fahrplan hergibt. Die Umsetzung beauftragen Sie getrennt – bei pxMEDIA AI.
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Ihre Wahl Themen auswählen
Aus der Strategie wählen Sie, womit Sie anfangen. Ein Thema, nicht zehn – dort, wo bei Ihnen die meisten Stunden liegen.
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Einrichten Arbeitsplatz, Firmengehirn, Schnittstellen
Wir richten nur ein, was Ihr Thema braucht: den AI Workspace, Ihr Firmengehirn, die Anbindung Ihrer Programme. Ihre Mitarbeiter werden eingearbeitet, bis es im Alltag sitzt.
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Dauerhaft Betreuung und Optimierung
Wir bleiben an Ihrer Seite: nachschärfen, ausbauen, das nächste Thema angehen – in Ihrem Tempo.
30 bis 60 Minuten, in denen Sie eine ehrliche Einschätzung bekommen.
Die kostenlose Erstberatung: ein Termin von 30 bis 60 Minuten, per Microsoft Teams oder am Telefon, mit Michael Selck oder Vito Krull. Danach bekommen Sie schriftlich, ob und womit sich der Einstieg bei Ihnen rechnet – auch dann, wenn die Antwort „noch nicht“ lautet.
- Kein Verkaufsgespräch, keine Folien.
- Sie erzählen, wo bei Ihnen die Stunden verschwinden.
- Wir sagen, mit welcher Stelle wir anfangen würden – und mit welcher nicht.
- Die schriftliche Einschätzung kommt binnen zwei Werktagen.
Lieber direkt sprechen? 0381 33 700 470
