KI-Workshop

Was bedeutet KI-Workshop?

Ein KI-Workshop ist kein Vortrag über künstliche Intelligenz, sondern Arbeit am eigenen Betrieb. Geschäftsführung und Schlüsselpersonen sitzen für einen begrenzten Zeitraum zusammen und gehen gemeinsam durch, wie Anfragen hereinkommen, wie Angebote entstehen, wo Belege abgetippt werden und wo Wissen nur in einzelnen Köpfen steckt. Eine Moderation führt durch diese Abläufe und übersetzt an jeder Stelle die Frage: Kann eine KI hier Arbeit vorbereiten – und wer prüft das Ergebnis, bevor es den Betrieb verlässt?

Im Kern beantwortet ein KI-Workshop drei Fragen. Erstens: Welche Abläufe eignen sich, weil sie häufig vorkommen, wiederkehrenden Regeln folgen und heute spürbar Zeit kosten? Zweitens: Welche Daten und welches Wissen bräuchte die KI dafür, und wo liegen sie – im Postfach, in Ordnern, in einem Firmengehirn oder nur im Kopf eines erfahrenen Kollegen? Drittens: An welcher Stelle wird die Freigabe durch Menschen fest eingebaut? Denn die KI bereitet vor, der Mensch gibt frei.

Von Nachbarbegriffen lässt sich der KI-Workshop klar abgrenzen. Die KI-Beratung ist der größere Rahmen: Sie umfasst neben dem Workshop auch die Beobachtung der Abläufe vor Ort, die Einordnung von Datenschutz und Recht und die schriftliche Ausarbeitung. Die KI-Strategie ist das Ergebnis dieser Arbeit – der Fahrplan, welche Abläufe in welcher Reihenfolge mit KI unterstützt werden. Die Prozessanalyse liefert die genaue Beschreibung einzelner Abläufe, auf die ein Workshop aufbaut. Eine Schulung schließlich vermittelt KI-Kompetenz, also den sicheren Umgang mit Werkzeugen, beantwortet aber nicht die Frage, wo KI im eigenen Betrieb hingehört.

Für den Mittelstand hat der Workshop noch eine zweite Aufgabe, die oft unterschätzt wird: Er holt die Belegschaft ins Boot. Wer selbst benennt, welche Arbeit ihn aufhält, erlebt KI nicht als etwas, das ihm übergestülpt wird. Das stärkt die KI-Akzeptanz in der Belegschaft – und es bringt die Ausnahmen des Alltags auf den Tisch, die in keiner Präsentation stehen.

KI-Workshop kurz erklärt: die wichtigsten Punkte

• Gearbeitet wird an echten Abläufen des eigenen Betriebs, nicht an allgemeinen Beispielen aus anderen Branchen.
• Am Tisch sitzen Geschäftsführung und die Menschen, die die betroffenen Arbeiten heute erledigen.
• Jedes mögliche Einsatzfeld wird nach Nutzen, Aufwand und benötigten Daten bewertet – auch mit dem Ergebnis, dass sich KI dort derzeit nicht lohnt.
• Für jedes Einsatzfeld wird festgelegt, wer die Vorbereitung der KI prüft und freigibt.
• Das Ergebnis ist schriftlich: eine priorisierte Liste mit dem ersten Umsetzungsschritt und den offenen Fragen.

KI-Workshop in der Praxis

• Maschinenbaubetrieb mit langen Angebotszeiten: Im Workshop zeigt sich, dass Angebote nicht an der Kalkulation hängen, sondern am Zusammensuchen von Zeichnungen, Vorkalkulationen und Lieferzeiten. Als erstes Einsatzfeld wird festgelegt, dass eine KI diese Unterlagen zusammenträgt und einen Angebotsentwurf vorbereitet; der Vertriebsleiter prüft und gibt frei.
• Handwerksbetrieb mit überlastetem Büro: Die Bürokraft beschreibt, wie viel Zeit morgens in Terminwünsche, Rückrufbitten und Lieferantenmails fließt. Der Workshop priorisiert einen vorbereiteten Posteingang: Die KI sortiert, fasst zusammen und entwirft Antworten, das Büro entscheidet. Die Nachkalkulation wird bewusst nach hinten gestellt, weil die Stundenzettel heute noch auf Papier liegen.
• Dienstleister mit verstreutem KI-Einsatz: Einige Mitarbeitende nutzen bereits Chatprogramme mit privaten Konten. Der Workshop macht diese Schatten-KI sichtbar, ohne jemanden vorzuführen, und leitet zwei Dinge ab: eine KI-Richtlinie im Unternehmen und einen ersten, sauber begleiteten Anwendungsfall.

Woran Sie einen guten KI-Workshop erkennen

1. Vorher ist klar, was am Ende auf dem Tisch liegt – eine schriftliche, priorisierte Liste, nicht nur ein Flipchart-Foto.
2. Die Moderation hat sich Ihre Abläufe vorher angesehen oder fragt sie gezielt ab, statt mit fertigen Folien zu kommen.
3. Es sprechen nicht nur Geschäftsführung und Berater, sondern vor allem die Menschen aus dem Tagesgeschäft.
4. Datenschutz, Mitbestimmung und Freigabe werden für jedes Einsatzfeld konkret besprochen, nicht pauschal abgehakt.
5. Der Workshop ist werkzeugoffen: Die Empfehlung folgt aus Ihren Abläufen, nicht aus dem Produkt des Moderators.

Typische Fehler

• Inspiration statt Arbeit: Ein Workshop voller beeindruckender Beispiele aus Großkonzernen begeistert für einen Nachmittag, hinterlässt aber keine Entscheidung für den eigenen Betrieb.
• Ohne die Belegschaft: Wer nur mit der Chefetage arbeitet, übersieht die Ausnahmen des Alltags – und weckt bei den Mitarbeitenden genau die Sorge, die eine Einführung später bremst.
• Alles gleichzeitig: Eine lange Ideenliste ohne Reihenfolge führt dazu, dass vieles angefangen und nichts zu Ende gebracht wird. Ein guter Workshop endet mit einem ersten Schritt.
• Werkzeug vor Ablauf: Wird zuerst über Programme gesprochen und erst danach über die Arbeit, passt am Ende das Werkzeug nicht zum Betrieb.

Unser Bezug

Den Workshop führen wir nicht als Einzelveranstaltung, sondern als Teil unserer Beratung. Bei Ihnen im Betrieb verbinden wir Hospitation und Workshop: Wir schauen uns die echten Abläufe an – Posteingang, Angebote, Buchhaltung, Kundenkontakt, Wissen in Köpfen – und erarbeiten mit Geschäftsführung und Schlüsselpersonen die Prioritäten. Die Fragen, die wir dabei stellen, kennen wir aus unserem eigenen Betrieb, in dem KI-Stellen täglich vorbereiten und Menschen freigeben.

Die Beratung umfasst fünf bis zehn Beratertage und endet mit einem Strategiepapier, das Ihnen gehört – auch wenn Sie danach nicht mit uns weitermachen. Für die Beratung ist bis zu 80 % Förderung möglich, je nach Betrieb und Standort; mehr dazu unter Digitalisierungsförderung. Die Umsetzung beauftragen Sie getrennt, wenn Sie wollen: im AI Workspace oder als individuelle Lösung.

Verwandte Begriffe

• KI-Beratung
• KI-Strategie
• Prozessanalyse
• KI-Kompetenz
• KI-Akzeptanz in der Belegschaft
• Freigabe durch Menschen
• Digitalisierungsförderung

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